Política de Privacidad
Última actualización: 1 de septiembre de 2026
1. Quiénes somos
GROW IT, S.R.L., sociedad de responsabilidad limitada constituida en la República Dominicana, RNC 130-97830-1, con domicilio en Calle Los Limoneros No. 4, Jardines del Norte, Santo Domingo, República Dominicana, que opera bajo la marca comercial Recordum.
Teléfono: (809) 238-2727 · Sitio web: recordum.do
Contacto para asuntos de privacidad: privacidad@recordum.do
2. Qué servicio prestamos
Recordum ofrece Odoo en modalidad SaaS para empresas dominicanas: cada cliente dispone de su propia instancia de Odoo alojada por nosotros, con la que gestiona su contabilidad, facturación, inventario, ventas y demás operaciones, incluidos la facturación electrónica y los reportes de la DGII.
Algunos clientes contratan además Arhchi, nuestro asistente de inteligencia artificial, que atiende conversaciones de WhatsApp. Las secciones de esta política referidas a WhatsApp y a inteligencia artificial solo aplican a los clientes que hayan contratado Arhchi; se indica expresamente en cada caso.
3. Nuestros dos papeles
3.1 Como responsable del tratamiento
Respecto a los datos de nuestros propios clientes —la persona de contacto de la empresa contratante, su correo, su teléfono y sus datos de facturación— nosotros decidimos la finalidad y somos los responsables.
3.2 Como encargado del tratamiento
Respecto a todo lo que un cliente guarda dentro de su instancia de Odoo —sus propios clientes, proveedores, empleados, facturas, productos y documentos— el responsable es ese cliente, no Recordum. Nosotros alojamos y procesamos esos datos por cuenta suya y siguiendo sus instrucciones.
Esto significa que, si usted es cliente final de una empresa que usa Recordum y quiere ejercer sus derechos sobre sus datos, el interlocutor es esa empresa. Si nos escribe a nosotros, trasladaremos su solicitud y se lo comunicaremos.
4. Qué datos tratamos
4.1 De nuestros clientes
- Datos de identificación y contacto de la empresa y de sus usuarios: nombre, RNC, dirección, correo electrónico y teléfono.
- Datos de acceso: nombre de usuario y contraseña cifrada.
- Datos de facturación y pago del servicio.
- Registros técnicos de uso de la plataforma, necesarios para operarla y para detectar incidencias.
4.2 Alojados por cuenta del cliente
El contenido de su base de datos de Odoo, cuya naturaleza depende enteramente de cómo use el cliente el sistema. Puede incluir datos de sus contactos, empleados, transacciones y documentos. No accedemos a ese contenido salvo para prestar soporte a petición del cliente, o cuando sea imprescindible para restablecer el servicio.
4.3 Solo si el cliente ha contratado Arhchi
- El número de teléfono y el nombre de perfil de quien escribe por WhatsApp.
- El contenido de los mensajes: texto, imágenes, audios, documentos y ubicaciones.
- Metadatos: fecha, identificador del mensaje y estado de entrega.
5. Para qué los usamos
- Prestar el servicio: alojar, operar y mantener disponible la instancia de Odoo del cliente.
- Facturar y gestionar la relación comercial.
- Dar soporte técnico cuando el cliente lo solicita.
- Realizar copias de seguridad y garantizar la continuidad.
- Atender conversaciones de WhatsApp, únicamente para clientes con Arhchi contratado.
No usamos los datos alojados con fines publicitarios, no los vendemos y no los cedemos a terceros con fines comerciales.
6. Inteligencia artificial (solo con Arhchi contratado)
Si el cliente ha contratado Arhchi, para generar respuestas automáticas el sistema envía el contenido de la conversación a proveedores de modelos de lenguaje situados fuera de la República Dominicana. Según la configuración, pueden ser DeepSeek, Google (Gemini), OpenAI o xAI (Grok).
Esto constituye una transferencia internacional de datos. Aplicamos un filtro de reducción de datos personales antes del envío, que elimina u ofusca identificadores cuando no son necesarios para responder; reduce el riesgo pero no lo elimina. Cada proveedor tiene sus propias condiciones de tratamiento y conservación.
Si el cliente no ha contratado Arhchi, ningún dato de su instancia se envía a proveedores de inteligencia artificial.
7. Con quién compartimos datos
- Proveedores de infraestructura que alojan los servidores donde residen las instancias.
- Meta Platforms, como operador de WhatsApp, solo para clientes con Arhchi.
- Proveedores de modelos de IA, en los términos de la sección anterior y solo para clientes con Arhchi.
- La DGII, cuando el cliente emite comprobantes fiscales electrónicos a través del sistema. Ese envío lo ordena el cliente, no nosotros.
- Autoridades competentes, cuando exista obligación legal.
8. Conservación
Los datos alojados se conservan mientras el cliente mantenga su contrato activo. A la terminación, el cliente dispone de treinta (30) días naturales para solicitar una exportación completa de su base de datos. Transcurrido ese plazo, la instancia y sus copias se eliminan.
Los datos de facturación se conservan durante el plazo que exija la legislación fiscal dominicana.
En clientes con Arhchi, los datos operativos de mensajería se purgan automáticamente a los 30, 60 y 90 días según su tipo.
9. Sus derechos
Conforme a la Ley No. 172-13 sobre Protección de Datos de Carácter Personal de la República Dominicana, y al Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea cuando resulte aplicable, puede solicitar acceso, rectificación, supresión, oposición y portabilidad.
Escriba a privacidad@recordum.do. Responderemos en un plazo máximo de treinta (30) días naturales. Si su solicitud se refiere a datos alojados por cuenta de un cliente nuestro, la trasladaremos a esa empresa y se lo comunicaremos.
Para eliminar datos, consulte nuestras instrucciones de eliminación de datos.
10. Seguridad
Cada cliente dispone de una base de datos separada. Los accesos van cifrados en tránsito, las contraseñas se almacenan con funciones de derivación irreversibles y se realizan copias de seguridad periódicas. Ningún sistema es infalible; trabajamos para reducir el riesgo, no podemos eliminarlo.
11. Menores de edad
El servicio está dirigido a empresas y no a menores de dieciocho (18) años. No recopilamos deliberadamente datos de menores.
12. Cambios en esta política
Podemos actualizarla. La fecha figura al inicio. Los cambios sustanciales se comunicarán a los clientes por los medios habituales de contacto.
13. Contacto
GROW IT, S.R.L. — marca comercial Recordum
Calle Los Limoneros No. 4, Jardines del Norte
Santo Domingo, República Dominicana
Tel. (809) 238-2727
privacidad@recordum.do